Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов

Нынешняя ситуация в стране вынуждает все организации активно переходить на дистанционную работу. Но в условиях новых и быстрых перемен появляются проблемы, требующие срочного решения. Так и МБОУ «Гимназия №33» столкнулась с рядом задач, требующих автоматизации и точной работы как с педагогическим составом, так и с учениками школы.

Об организации

МБОУ «Гимназия №33», г. Казань. Включает в себя 1262 учащихся и 90 педагогов. Гимназия с 2008 года занимается преподавательской деятельностью и позиционирует себя как школа полного дня, включающая в себя множество структурных подразделений.

Образовательная среда гимназии включает в себя:

 — учебный комплекс - современные учебные кабинеты с лабораториями и экспериментальными зонами, лингафонные кабинеты, конференц-зал с возможностями видеосвязи;

— спортивно-оздоровительный комплекс - спортивный, гимнастический, тренажерные залы, бассейн с двумя чашами, спортивная площадка, медицинский комплекс;

— технологический комплекс - слесарные, столярные мастерские, кабинеты кулинарии и рукоделия, кабинет профессиональной ориентации;

— художественно-эстетический комплекс - актовый зал на 300 мест, артистические гримерные, студии для занятия изобразительной деятельностью;

— ресурсный центр - библиотека с индивидуальными кабинками, интернет-кафе с беспроводным высокоскоростным Интернетом, серверная, дистанционная связь, школьное телевидение, радио, типография.

В гимназии углубленно изучаются  английский, французский языки. Оказываются дополнительные образовательные услуги.

Проблемы и задачи организации

— Отсутствие корпоративной почты;

— Отсутствие единого пространства для создания заданий и тестов для учеников;

— Проверка текущих и домашних заданий вручную;

— Работа и проведение уроков на разных платформах — Skype, Zoom (сервисы для видеоконференций и онлайн-общения), почта;

— Необходимость внедрения Мобильного Электронного Образования (МЭО).

Ход проекта

В период новой коронавирусной инфекции и вынужденного перехода в онлайн для решения всех поставленных задач была выбрана бесплатная версия Microsoft Office 365 (офисный пакет предназначен для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др.) и МЭО. Данные решения программ позволят автоматизировать все рабочие процессы и упростить ведение учебной программы для большого количества обучающихся.

МЭО — это система, которая сохраняет и расширяет все возможности "живого" обучения, не исключая из образовательного процесса ни учителя, ни ученика, ни родителя. Задания в МЭО — это не система тестов и игровых практик. Задания сформулированы таким образом, что заставляют думать, побуждают к исследовательской работе, позволяют по-новому взглянуть на изучаемый предмет, а порой - и с самой неожиданной стороны. При этом МЭО позволяет педагогу самому выбирать траекторию использования предложенных в ней инструментов, что не ограничивает свободу и творчество учителя.

Что было сделано?

— После получения официальной лицензии для аккредитованного образовательного учреждения «Гимназии №33», наши специалисты принялись заводить пользователей в соответствии с количеством преподавательского и ученического состава. Все сотрудники получили доступ к Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Microsoft Teams (это продукты представляют собой отдельные решения для работы и коммуникации) и многим другим программам, которые позволили облегчить процесс образования и ведение отчетности.

— Мы оптимизировали совместную работу на занятиях и во всем учебном заведении с помощью бесплатных инструментов Microsoft Office 365 (офисный пакет предназначен для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др.), а также МЭО. Особенно отметилась эффективность внедрения после проведенного обучения сотрудниками нашей компании.

— В настоящее время наша компания сопровождает «Гимназию №33» и оказывает поддержку по внедренным решениям в режиме 24/7

Результаты внедрения

Благодаря проведенному внедрению Office 365 и обучению работе с ним, в школе было решено большинство острых вопросов, связанных с IT: появилось централизованное управление многочисленными внутренними документами, регламентирующими учебный процесс, а также приказами, распоряжениями и инициативами, приходящими из профильных министерств и ведомств. Наладилась и совместная работа преподавателей с документами. В итоге, корпоративная электронная почта, создание, редактирование и хранение документов в «облаке» стали привычными для школы инструментами, помогающими слаженной работе коллектива.

— Групповая работа в удобных приложениях (также в веб-приложениях): Word, PowerPoint и Excel(офисный пакет предназначен для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др.), с возможностью редактирования в режиме online и автосохранения;

— Для ведения активных бесперебойных переписок был подключен Outlook и почтовый ящик объемом 50 ГБ с расширенными возможностями;

— Обмен звонками, ведение беседы, доступ к материалам и приложениям, хорошо организованные классы – все это создано благодаря Microsoft Teams;

— Повышение успеваемости учениками благодаря встроенным специальным возможностям и средствам обучения с поддержкой чтения, письма, математических выражений и т.д.;

— Создание отдельных групп "Класс", "Сотрудники", "Профессиональное учебное сообщество" для удобного взаимодействия с коллегами и учениками;

— Автоматизация бизнес-процессов в приложениях и службах без написания программного кода;

— Возможность вести цифровые записи в OneNote (блокнот), создавать сюжеты цифрового формата в Sway (программа для создания интерактивных презентаций, отчётов, личных историй, информационных бюллетеней и других визуальных материалов), проверять работы в автоматическом режиме  помощью Forms;

— Комфортное общение с помощью видеоконференций с высоким разрешением;

— Обеспечение персональным облачным хранилищем неограниченного объема;

— Обеспечение безопасности систем за счет управления правами, защиты от потери данных и шифрования.