В наши дни ERP-система является гарантом эффективной оптимизации бизнес-задач многих компаний, при этом она дает огромное конкурентное преимущество в дальнейшем развитии и деятельности.

В связи с важностью функциональных возможностей, внедрение ERP в различные проекты порой требует не только большого запаса времени и денежных средств, но и понимания точных целей и задач. Следует задать себе вопрос: Для чего внедряем ERP-систему - для увеличения роста продаж, или, может быть, увеличения прибыли и своевременного получения информации о компании для принятия важных решений и разработки стратегии?

В каких областях применяется ERP-система?

Во многие проекты изначально внедряли ERP (производство – было изначальным звеном оптимизации), но функционал системы настолько безграничен, что нашлись эффективные решения по автоматизации бизнес-процессов во многих отраслях:

— Торговля;
— IT;
— Ритейл и дистрибуция;
— Финансовый сектор;
— Образование;
— Телекоммуникации;
— Медицина;
— Строительство;
— И многие другие.

По зарубежным статистическим данным с каждым годом ERP-система увеличивает рост популярности среди компаний разного рода деятельности и показывает высокие показатели в области автоматизации бизнес-процессов.

Какие цели и задачи должны стоять при внедрении ERP?

Перед внедрением в свой проект ERP-системы каждый задумывается о рисках и желании заполучить максимальную выгоду от продукта. Для минимизации страхов мы составили подробный план, с помощью которого вы с легкостью сможете сориентироваться в этапах работы перед внедрением.

1. Постановка бизнес-цели

Не спешите бездумно внедрять решение в свой бизнес, не зная, чего конкретно вы хотите добиться от работы ERP-системы. Только четко поставив перед собой цель, можно приступать к подбору оптимального решения для их реализации. Примеры самых распространенных задача, которые ставили перед внедрением ERP?
— Увеличение эффективности работы бизнес-процессов компании;
— Уменьшение оборотного капитала;
— Повышение качества обслуживания;
— Освобождение человеческих ресурсов от рутинных задач;
— Интеграция разрозненных систем.

2. Определение инфраструктуры компании

Здесь вы должны описать всю суть работы вашей компании, обозначить имеющиеся бизнес-процессы и отметить те, которые нуждаются в их автоматизации. Для эффективности работы по внедрению ERP-системы вам стоит так же указать желаемые временные рамки и бюджетные возможности.

3. Подбор оптимального программного обеспечения - конечная точка перед самим внедрением программного обеспечения.

Так как ERP-система многофункциональна, при ее внедрении следует помнить о том, что этапы работ будут зависеть от их сложности, а так же от поставленных целей и задач компании. Сегодня мы рассмотрим самый классический вариант внедрения ERP, который состоит из 6 этапов.
1. Обследование
2. Моделирование
3. Проектирование
4. Разработка
5. Внедрение
6. Опытная эксплуатация

Многие компании на сегодняшний день используют в работе методологию Agile, которая обладает гибким походом в управлении проектами. Что такое Agile? Это сотрудничество с заказчиком, постоянная обратная связь и постоянное совершенствование модели управления бизнесом. Если вам нужен быстрый и эффективный старт проекта, тогда вам стоит поработать в данной методике. Но важно помнить, что в Agile должны быть вовлечены все члены вашей команды. Да, в первое время может быть некая неопределенность при работе с такой методологией, поэтому первоначально следует взвесить все плюсы и минусы данного подхода для вашего предприятия.

Как идет подготовка внедрения ERP?

Здесь следует хорошо подготовиться: продумать цели и задачи, собрать команду ответственных специалистов за проект, которые будут контролировать процессы со стороны вашей компании. У каждого члена команды должны стоять свои задачи – это важно для эффективности работы и внедрения ERP-системы.

Далее предстоит ответить на вопросы касаемо компании и внедрения:
— Для чего компании нужно внедрить ERP-систему?
— Какие бизнес-процессы нуждаются в автоматизации?
— Как повысится эффективность и как сократить издержки с помощью ERP?

Ответы позволят составить точное техническое задание к требования программного решения и выбрать правильный вендор для вашей компании.

Далее будет стоять задача с выбором нужного решения. Главное помнить, что партнер, отвечающий за внедрение, должен обладать опытом и знаниями в вашей отраслевой деятельности.

Что такое «внедрение ERP»? Это, в первую очередь, инвестиция. Важно знать, что все денежные вложения окупятся, а сэкономить, скорее всего, в данном вопросе не получится. Как избежать рисков и правильно настроить ERP-систему?
— Программное решение должно решать поставленные задачи компании;
— Сотрудники должны полноценно использовать ERP, обучение должно проводиться для всех пользователей;
— Следует грамотно составить финансовую оценку: возможные вложения в проект, экономия при использовании системы, через какой промежуток времени затраты окупятся.

Что делать, если сотрудники оказывают сопротивление в изучении новой системы и работы?

Руководители часто сталкиваются с проблемой саботажа, ведь кому хочется менять привычный уклад работы? Чтобы избежать подобных ситуаций, следует разработать мероприятия, которые минимизируют негативизм и подробно проинформируют о рациональном использовании ресурсов предприятия. Также можно использовать современные технологии и рациональное планирование для сокращения времени на внедрения и введение в работу.

Помните, успех внедрения заключается в полноценном использовании сотрудниками программы. Многие хорошие идеи могут прийти от них: как должен строиться процесс, какие задачи должна реализовать ERP-система и т.д.

Как строить техническое задание?

Что прописывается в ТЗ?
— Цели и задачи;
— Требования к ERP-системе;
— Описания доработок;
— Методы реализации (можно приложить примеры реализаций аналогичных решений);
— Затраты;
— Сроки реализации.

Если составляется «облегченная» версия ТЗ, составляется перечень процессов, которые послужат фундаментом для начала работ. Существует еще более гибкий подход, когда составляется задание на конкретный этап внедрения. Но такой прием не имеет четких сроков реализации и требует больше временных затрат.

От чего зависит стоимость внедрения ERP?

— Цена самого продукта и лицензии;
— Стоимость ERP-внедрения;
— Поддержка специалистами.

Также учитываются такие моменты, как трудоемкость, сложности и нюансы проекта, различные доработки в ходе работы, интеграции с имеющимися системами и так далее. Не стоит забывать и о работе исполнителя и договоре ИТС. Кстати, если вам требуется отраслевое решение, то придется приобрести и отраслевой ИТС.

Наблюдается ли экономический эффект после внедрения и работы с ERP?

Давайте рассмотрим самый главный критерий, который был выведен на основе статистического исследования от компании «1С».

— Сокращение затрат на оплату труда, программные, а также аппаратные обеспечения, штрафы, услуги аудиторов и т.д.

Такой эффект связан с оптимизацией бизнес-процессов компании, увеличением и усилением контроля. Но такого результата можно добиться только при условии эффективного использования программного решения. Оценивать работу и нужно по правилам вложения в инвестиции с учетом их рентабельности и сроками окупаемости.

С какими проблемами можно столкнуться при внедрении?

«Врага нужно знать в лицо», проблемы при внедрении так же требуют особого внимания и оценки, чтобы минимизировать неполадки и устранить трудности. Рассмотрим самые распространенные причины неудач при внедрении программного решения:

— Неправильно поставленные цели и задачи;
— Отсутствие плана внедрения;
— Слабое звено в проектном управлении;
— Недостаточное количество ресурсов;
— Большое количество доработок в связи с перечисленными пунктами;
— Малый опыт исполнителя;
— Работа без тестирования внедренного продукта;
— Необученные сотрудники.

С какими рисками можно столкнуться при внедрении ERР?

— Превышение денежных затрат на проект;
— Выход за рамки сроков проекта;
— Некачественно выбранный программный продукт;
— Плохая связь в работе исполнителя и заказчика;
— Долгосрочность эффекта, выходящий за пределы прогнозируемого срока;
— Недовольство сотрудников;
— Ошибки в интеграции имеющихся систем;
— Недостаток информации от заказчика;
— Недооценка заказчиком масштабности изменений.

Помните, что внедрение ERP-системы – это дорогостоящая и трудоемкая услуга. И не стоит ожидать и надеяться на сокращение затрат в сию секунду после начала работы с новой системой. Тщательно планируйте, оценивайте, контролируйте   и грамотно используйте продукт – тогда у вас все получится!