НКО «Сила в детях» - благотворительный фонд помощи детям с ограниченными возможностями здоровья создан в марте 2014 года. Фонд занимается организацией помощи семьям детей-инвалидов, которые не в состоянии оплатить дорогостоящее лечение детей в разных реабилитационных центрах. Их основная миссия: «Делать счастливее детей и их родителей, нуждающихся в нашей помощи».
Предпосылки внедрения
У клиента «Сила в детях» в разных городах стояли разрозненные базы учетной системы (ведение операционной и бухгалтерской деятельности, которые наполнялись и сопровождались силами клиента в стихийном случайном образом. В разных филиалах (подразделениях фонда в разных городах) были установлены разные версии программных продуктов: 2-х центрах вели в программе УТ 11 (Управление торговлей 11) , а в остальных 3-х УТ 10 (Управление торговлей 10), которые не обновлялись с 2017г., а УТ 11 с 2020г. Начав работать в такой разрозненной базе они поняли, когда какие-то материалы передаются между собой - появляется необходимость заводить в каждой базе своего контрагента. Они также вели полностью независимый учёт, используя сторонних подрядчиков, которые обслуживали базы. Но у них возникали в каждом городе “непонятные суммы” за работы, так как у всех разные расценки и каждый руководитель подразделения как хотел, так и делал задачу. В итоге было расхождение, сложность при подготовке управленческой и бухгалтерской отёчности по фонду в целом, стоимость услуг ИТ-обслуживания из-за уникальных баз, непонятный бюджет и так далее. Для обновления необходимо было приблизительно 50 часов работы. Изменения в их базах не вносились долгое время, а вносить их нужно - минимум раз в полгода. На исправление этого момента необходимо было около 100 часов доработки. Оценив вышеперечисленные подсчеты, специалисты компании «IBR» предложили наиболее оптимальный программный продукт «Аналит: Учет медицинских услуг», так как центры имеют медицинскую лицензию. В этом случае не придется тратить сотни часов на правки, и база во всех центрах станет единой, что в разы облегчит их работу в дальнейшем.
О компании «IBR» (Информационные Бизнес Решения)
«IBR» - это современные технологии и инновационные решения, полезные знания и инструменты на страже успешного развития вашего бизнеса. Имеет широкий отраслевой опыт многолетнего сотрудничества с заказчиками в сфере производства, строительства и в госсекторе. Любит свою работу и дорожит своей репутацией в ИТ-среде.
- 13 лет на рынке
- Топ-6 региона
- 500+ внедрений
- 70+ сотрудников
Победители конкурсов 1С «Проект года»:
- Победитель конкурса «1С Проект года 2021-2022» 1С Проект года. Машиностроение, приборостроение.
- Победитель конкурса «1С Проект года 2022-2023» «Лучший проект Приволжского федерального округа РФ».
Почему выбрали «IBR»
Вначале команде «IBR» было дано задание наладить бухгалтерию в фонде, но заметив запрос в компании сотрудники предложили установить программу «Аналит: Учет медицинских услуг». И вот у НКО «Сила в детях» стоял выбор установить данный программный продукт от компании «IBR», либо иная программа стороннего разработчика.
«IBR» провели презентацию и показали возможности «Аналит: Учет медицинских услуг». Рассказав, что и как работает, какие задачи можно закрывать с помощью этого программного продукта, руководитель выбрал «Аналит: Учет медицинских услуг». Одним из важных моментов является то, что сотрудники «IBR» качественно выполняли работу до презентации, связанную с бухгалтерией, показав себя не только на словах, но и в деле. Именно поэтому в фонде началось внедрение программы, и заключен договор сопровождения с компанией «IBR».
Цели и задачи проекта
Основной целью проекта являлась настройка работы медицинских центров, чтобы они были максимально автоматизированы. Затем сформулировали для себя следующие задачи:
- навести порядок в 1C:Бухгалтерия 8;
- настроить интеграцию двух программ (1С:Зарплата и управление персоналом 8 и 1C:Бухгалтерия 8);
- сделать интеграцию с «Аналит: Учет медицинских услуг» и ЗУП для расчёта зарплаты;
- сделать обследование инфраструктуры и настроить компьютеры, принтеры.
Сложности проекта
В начале сотрудничества были нюансы в работе с согласованием документов, ведь мог это сделать только лишь директор. Он часто был в разъездах и на утверждение ушло достаточно времени. В дальнейшем столкнулись с проблемой того, что работники центра имели низкий уровень знаний по платформе 1С. Сотрудники «IBR» решили проблему проведением обучения для работников. Но проблема актуальна и сейчас, т.к. возможностей у программы много и проходят обучения в рамках договора сопровождения. Важная задача: чтобы сотрудники фонда стали максимально использовать все полезные для них возможности платформы и в разы упрощали себе работу. Не секрет, что людям порой тяжело перестраивать свои привычки и присутствует страх нового. Но уже в 2024 до конца года компания отключит все программы кроме «Аналит: Учет медицинских услуг», что приведет к полной автоматизации всех процессов фонда.
Какие были сделаны доработки системы под клиента
Когда клиент обратился к «IBR», они предложили разместить у себя на серверах их программу. Важный момент заключается в том, что каждую базу отдельно надо было обслуживать в бухгалтерии помимо 1С. Та же бухгалтерия должна была работать в пяти не связанных программах и с одним юридическим лицом, но в разных программах. Соответственно, они должны были отдельно делать автосверки на каждой базе, как будто бы пять разных компаний, а на самом деле, это одна компания просто в разных городах. По итогу пришли к тому, что «IBR» предложили НКО «Сила в детях» всё стандартизировать, дописать под них как надо: один формат, шаблоны, основные процессы все выработать и получить единую базу всех поставщиков на медицинское оборудование и расходные материалы, единообразное название услуг. Чтобы не настраивать одну и ту же программу в пяти местах, а настроить в одном и реализовать, а дальше просто тиражировать с минимальными настройками.
Получается, НКО «Сила в детях» перестали вести тот же справочник поставщиков, но в разных программах и вместо пяти раз они будут вести единожды. Теперь если НКО «Сила в детях» заводят филиал и у всех остальных есть все реквизиты, которые один раз ввели. Налоги и регламентные платежи соединены в одной базе и бухгалтерия, которая раньше обслуживала пять баз - теперь обслуживается в одной базе, просто больше объём документов, но это все намного удобнее, чем было раньше. Работа с кассой и банком они видят все теперь в одной программе и не надо переносить, сводить в третьей программе. Все это установлено на дополнительном сервере, если они что-то захотят внедрить - это внедряется один раз, а все остальные просто начинают пользоваться. Если надо что-то добавить, исправить ошибку - один раз исправили и у всех остальных это получится автоматически.
Одна из уникальных доработок для НКО «Сила в детях»-это объединение 6 баз филиалов, ранее использовавших конфигурацию УТ, в одну единую базу УМУ, имеющую больше возможностей для работы в сфере оказания медицинских услуг. За счет объединения баз филиалов возникла возможность получать общую отчетность по работе филиалов одной организации и избежать ошибок и расхождений при ведении учета по оказанным услугам.
Специалисты компании «IBR» сформировали этапы основных процессов, модернизировав возможности конфигурации под нужды БФ. Тут им было необходимо реализовать два варианта работы с клиентами: оплачивающими самостоятельно услуги НКО; работа с физ лицами, процедуры которых оплачиваются за счет средств благотворительных организаций и фондов.
Специалисты компании «IBR» создавали с нуля и дорабатывали печатные формы для ведения документооборота при работе с фондами. На рис.1 можете рассмотреть трехсторонние печатные формы, которые заключаются между фондом, филиалом СВД и клиентом. На рис. 2 двухсторонние печатные формы.
рис.1
рис.2
Также была выполнена индивидуальная доработка в системе скидок, чтобы они переносились из «записи» в «оказание услуг» рис.3:
рис.3
Был также вопрос о проведении обучения, так как в фонде «Сила в детях» есть смена штатов, надо это было учесть, не забывая про необходимость экономии бюджета, ведь проект благотворительный и тут нужна эффективная трата денег пациентов. Мы предложили им записать базу роликов, и они поддержали наше предложение.
- Во-первых, лучше будет понят материал - ведь они будут самостоятельно обучаться.
- Во-вторых, это как раз уменьшит расходы при смене кадров. Этот этап проекта был успешно осуществлен.
Результат
Теперь НКО «Сила в детях» не нужно затрачивать свои ресурсы, ведь при открытии нового филиала в любом городе, они уже начинают работать по отлаженной системе. Также у них увеличивается и облегчается контроль, ведь раньше надо было контролировать пять баз, а теперь они могут провести аудит в одной базе и сразу получить быстрый отчёт. У «Сила в детях» ведётся документооборот и можно всю экономическую деятельность проанализировать, не в пяти базах, а в одной. Сравнить все услуги, товары, какие расходные материалы используются больше, а какие меньше. Самое главное - это значительная экономия времени, возникающая за счёт убирания “сверх работы” (улучшение работы в 5 раз, исходя из количества филиалов), а также до работы с объединением баз вероятность появления ошибки была 0,1, а стала 0,01. Создав базу и записав ролики по обучению из центральной базы, внедрили в двух точках: 420102, Татарстан Респ, г Казань, ул Ягодинская, д. 35 и по адресу 350065, Краснодарский край, г Краснодар, ул им. Дмитрия Благоева, д. 31, к. 2, помещ. 179-197. Запустились, тиражировали написанную программу, обучали людей, перенесли остатки из программы и по остальным филиалам:
- 423250, Татарстан Респ, р-н Лениногорский, г Лениногорск, пр-кт Ленина, д. 16
- 423582, Татарстан Респ, р-н Нижнекамский, г Нижнекамск, пр-кт Шинников, д. 38, помещ. 1003
- 420059, Татарстан Респ, г Казань, ул Павлюхина, д. 102
- 422980, Татарстан Респ, р-н Чистопольский, г Чистополь, ул К.Маркса, д. 82
Когда мы начинали сотрудничество у них было лишь 3 филиала, и при нашей продуктивной работе мы способствовали масштабированию до 6.
Сотрудники «IBR» помогли не только с автоматизацией, но и в организации мероприятий, в роли администраторов. НКО нужна была помощь в подключении, настройке техники, следить за программами и так далее. Фонд является некоммерческой организацией и поэтому позже компания внедрила к себе программу «1С:Бухгалтерия некоммерческой организации 8 (НКО)». Затем был подключен 1С-Коннект, и НКО «Сила в детях» стали арендовать сервера в «IBR». Сотрудники перенесли полностью один филиал организации и настроили их кассу.
Этот проект универсален, и важно, что эксперты «IBR» всегда выполняют все работы в необходимые сроки. Если у вас франшизный бизнес или вы уже готовы масштабироваться так, чтобы все работало четко и слаженно в филиалах, например, не было лишних трат на профильную работу, учёт, IT -услуги и т.п., то «IBR» готов Вам помочь!
Перспективы развития
На сайте НКО «Сила в детях» имеется не актуализированная информация и с такой проблемой у «IBR» как раз есть решение в отделе веб-разработки. У IT-специалистов также есть много предложений по дополнительным услугам. Например, клиенту можно будет сделать запись для пациентов в предоставлении расширенной обратной связи по услугам, материалам для клиента, а так же интерактивный онлайн канал получения услуг фонда, чтобы они могли сразу подавать заявку в базу, и это все синхронизировалось.
Хотите развитие бизнеса и вам нужен надежный друг на этом пути? Успешный опыт экспертов «IBR» решит любые сложности в бизнес-процессах Вашей компании, и сделает сложное - простым и удобным. А может Вы хотите внедрить решение из кейса? «IBR» поможет Вам в этой задаче и подберет индивидуальное решение под запрос.